Política de tratamiento de datos personales

1Responsable del tratamiento

Colmena IA Consultoría, representada por Andrés Felipe Cambindo Millán, con domicilio en Cali, Valle del Cauca, Colombia.

Sitio web: colmenasystem.com. Esta política aplica a todo lo que se publica en ese dominio, incluido el chat con NOVA.

Contacto para todo lo relacionado con sus datos: correo y WhatsApp .

2Qué datos recogemos

No pedimos datos sensibles (salud, origen étnico, orientación política o religiosa, datos biométricos). Si alguno llegara a ser necesario para un proyecto, le pediremos una autorización aparte y usted no está obligado a darla.

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y a personas mayores de edad.

3Para qué los usamos

Con la autorización obligatoria del formulario:

• Responder su solicitud y agendar el diagnóstico.
• Preparar el prototipo, la propuesta y, si usted nos contrata, construir y dar soporte a su sistema.
• Hacer seguimiento comercial a su solicitud.
• Recordar el contexto de sus conversaciones con NOVA para no pedirle la misma información dos veces.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

Solo si marca la casilla opcional: enviarle casos, novedades e invitaciones de Colmena IA por correo o WhatsApp. Puede retirar esta autorización cuando quiera, y no marcarla no afecta su solicitud.

4Con quién los compartimos

No vendemos ni alquilamos sus datos. Para prestar el servicio usamos proveedores tecnológicos que los procesan por cuenta nuestra (encargados del tratamiento). Algunos están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos:

• Anthropic: modelo de inteligencia artificial que da las respuestas de NOVA.
• Pinecone: base de datos donde se guarda la memoria de NOVA y los registros del formulario.
• Railway: servidores donde funciona la web.
• Google: correo electrónico con el que le respondemos.

Al aceptar esta política usted autoriza esa transmisión internacional de datos. Solo entregamos datos a autoridades cuando una norma o una orden judicial lo exige.

5Datos de los proyectos de nuestros clientes

Cuando construimos un sistema, los datos de su empresa y de sus propios clientes siguen siendo suyos: usted es el responsable del tratamiento y Colmena IA actúa como encargado, solo según sus instrucciones.

• Antes de ver cualquier dato firmamos un convenio de confidencialidad y transmisión de datos personales que fija qué datos tratamos, para qué y con qué proveedores.
• Para el diagnóstico y el prototipo pedimos solo la muestra mínima de datos que se necesita para mostrarle el sistema funcionando.
• Solo accede a sus datos el equipo que trabaja en su proyecto. No los usamos para fines propios ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• Si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos, le avisamos de inmediato para que usted pueda informar a la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Al terminar el convenio le entregamos una exportación completa de su información y después eliminamos las copias que tengamos, con una constancia escrita.

En la web mostramos el sector y la estructura de los sistemas que construimos, nunca el nombre del cliente ni sus datos.

6Sus derechos

• Conocer, actualizar y corregir sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos dio.
• Saber cómo hemos usado sus datos.
• Revocar la autorización o pedir que borremos sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Consultar sus datos de forma gratuita.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite con nosotros.

7Cómo ejercerlos

Escríbanos al correo o al WhatsApp del punto 1 con su nombre, el número o correo con el que nos contactó y lo que necesita.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, le avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, le avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más.

8Seguridad y conservación

Protegemos sus datos con estas medidas:

• Toda la comunicación con colmenasystem.com va cifrada (HTTPS) y el navegador la exige en cada visita.
• Los registros de prospectos y las herramientas internas solo se abren con una clave; tras varios intentos fallidos el acceso se bloquea.
• La web limita cuántas solicitudes puede hacer cada visitante y no se deja insertar en páginas de terceros.
• Pedimos solo los datos necesarios y nunca los ponemos en el código, en la web pública ni en correos a terceros.
• Quien trabaja con los datos firma un acuerdo de confidencialidad; las claves de los proveedores se guardan fuera del código y se cambian si hay sospecha de exposición.
• Si ocurre un incidente que afecte sus datos, se lo informamos y lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los 15 días hábiles siguientes, como exige la norma.

Conservamos sus datos mientras sean necesarios para las finalidades de esta política o mientras la ley nos obligue a hacerlo. Después los borramos.

9Cambios a esta política

Si cambiamos algo importante, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha. Si el cambio afecta las finalidades para las que usted nos autorizó, le pediremos una nueva autorización.

Versión anterior: 19 de octubre de 2026. Cambios de la versión 2: sitio web oficial, demos sin datos personales y medidas de seguridad detalladas.